[법정지출증빙의 사례]세금계산서,신용카드,입금표,지출결의서 등

[법정지출증빙 수취의 기본원칙]

 

1. 금액에 관계없이 무조건 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증(증빙용) 중 하나를 법정지출증빙으로 받아라.

 

2. 3만원(접대비는 1만원)까지는 관계없으나 3만원(접대비는 1만원)을 넘는 금액에 대해서 법정지출증빙의 발행을 거부하는 경우, 거래관계를 신중히 검토한다.

 

 

[법정지출증빙을 받지 않은 경우, 비용인정과 가산세는 어떻게 되나요?]

 

지출내역에 따라 법정지출증빙을 확실히 받지 않은 경우, 지출사실을 다른 증빙으로 입증하는 경우 구입액의 2%를 증빙불비가산세로 부담하고 비용으로는 인정받을 수 있다. 물론 법정지출증빙이 없으므로 매입세액도 공제받을수 없는 것은 당연하다.

반면, 접대비는 법정지출증빙을 확실히 받니 않은 경우 2%의 증빙불비가산세는 없으나, 아예 비용인정이 되지 않는다.

 

 

[세금계산서를 잃어버린 경우, 어떻게 하나요?]

 

1. 공급자 보관용 분실시

공급자보관용 세금계산서를 분실한 경우에는 기장 및 제 증빙에 의해서 공급자보관용 세금계산서를 사본으로 작성, 보관하고 부가가치세 신고시 매출처별세금계산서합계표에 기재해서 제출하면 된다. 다만, 분실 사유가 천재지변이나 기타 이에 준하는 사유가 있는 때에는 가산세 감면신청을 해서 승인을 받은 경우, 가산세가 감면된다.

 

2. 공급받는자 보관용 분실시

공급받는자 보관용 세금계산서를 분실한 경우에는 공급자가 확인한 사본을 발행받아 보관해야 한다. 즉, 팩스 등을 통해서 재발행 받는 경우에는 원본대조필을 필한 후 받으며, 이메일 세금계산서의 경우에는 재발행이라는 문구가 표기되는 것이 일반적이다.

 

 

[세금계산서 필요적 기재사항]

 

세금계산서에는 반드시 기재해야하는 필요적 기재사항이 있는데, 세금계산서를 발행하거나 받을 때는 아래의 필요적 기재사항이 정확히 기재되었는지를 확인해야 한다. 만약 아래의 사항이 사실과 다르게 기재되면 매입세액을 공제받지 못하거나 가산세를 물게 되므로 주의해야 한다.

 

• 공급자의 사업자등록번호, 성명 또는 명칭
• 공급받는자의 사업자등록번호
• 공급가액과 부가가치세액
• 작성연월일

 

 

[임직원 개인 신용카드 사용분도 회사비용으로 인정받을 수 있나요?]

 

현재 우리나라 기업의 대다수는 법인형태가 많고 대다수 법인카드의 사용을 권장하고 있기 때문에, 실무자들은 법인카드만이 법정지출증빙이 가능한 카드로 오해하는 경우가 많다.

그러면 개인회사나 신설법인 등 일부 법인의 경우 비용을 지출하고 개인카드 결제 후 받는 신용카드매출전표는 모두 법정지출증빙의 효력을 발휘하지 못하는 것일까?

 

이에 대해서 세무상 규정을 통하여 개인카드와 법인카드 모두 법정 지출증빙으로 인정받는 경우와 법인카드만 법정지출증빙으로 인정받는 경우를 표를 통해서 살펴보면 다음과 같다.

 

구분	증빙인정여부	매입세액공제여부
접대비	법인은 법인카드만 인정	매입세액불공제
	개인회사는 개인카드도 인정. 단,사업용계좌와 연결된 카드
일반비용	법인카드,개인카드 모두 인정. 단,개인회사는 사업용 계좌와 연결	매입세액공제. 단, 개인카드지출분에 대해서 회사경비 처리시 개인의 연말정산 시 신용카드 소득공제를 받을 수 없다.

 

 

 

[신용카드매출전표가 가사관련비용의 지출인 경우]

 

신용카드매출전표를 발급받은 것이 자기의 과세사업과 직접 관련이 없는 비용(가사용 경비 등)에 해당하는 경우에는 그 매입세액을 공제할 수 없다.  즉, 모든 비용 및 공제대상은 사업관련지출에 대한 것이므로 사적인 비용지출이나 가사관련지출의 경우에는 사업과 관련 없는 지출에 해당하므로, 비록 신용카드매출전표를 수취한 경우에도 비용 또는 공제대상에 해당하지 않는다.

 

 

[신용카드매출전표를 분실한 경우]

 

신용카드매출전표는 조금만 신경써서 철해두지 않으면 분실하는 경우가 많기 때문에, 경리담당자는 분실시 상당히 당황하게 된다. 이때 당황하지 말고 월별이용명세서를 증빙으로 보관하면 된다.

즉, 신용카드사로부터 수령하는 신용카드 월별이용명세서만으로도 법정지출증빙으로 충분하니 동 명세서로 법정지출증빙을 대체하면 된다.

 

 

[해외에서 지출한 비용의 환율적용과 장부작성]

 

해외에서 지출한 비용에 대한 환율적용과 관련해서 실무자들이 궁금해하는 경우가 많은데, 우선 현금지출의 경우에는 지출시점의 환율로 환산을 해서 장부상 록을 하고 신용카드 결제의 경우에는 카드 사용시점이 아닌 카드대금 결제일의 환율을 적용해서 장부상 기록한다.

 

 

[입금표]

 

1. 입금표는 법적으로 정해진 양식이 있나?

입금표는 상대방으로부터 일정액의 돈을 받았다는 사실을 확인해 주는 양식이다. 다만, 입금표는 법정증서가 아니다. 따라서 법적으로 정해진 양식이 있는 것도 아니다. 즉, 외상매출 대금을 받거나 물건을 판매한 후 현금을 받을 때 받았다는 것을 확인해주는 사적인 증거자료 이다.

 

입금표 아래에 내용을 적는 곳이 있는데, 몇 일자 외상대금 입금액 등 상세내용을 기재하고 발행을 해주면 된다. 다만 실제 받아야 할 사람을 대신해서 타인이 받는 경우에는 받는 사람의 사인도 내용란에 기재한다.

 

2. 입금표를 받으면 세금계산서는 안받아도 되나?

입금표는 법적지출증빙이 아니다. 따라서 입금표를 받았다고 해서 세금계산서를 받지 않아도 되는 것이 아니라 입금표와 별도로 앞서 설명한 바와 같이 세금계산서 등 법적지출증빙은 반드시 받아야 한다.

 

3. 입금표를 관리하는 방법은?

입금표는 상대방의 지급사실을 증명하는 것으로 입금표를 제시하고 현금 등을 바로 받는 경우가 대다수이므로 오너가 외상대금 등을 직접받으러 가는 경우가 아니라 영업사원을 이용하는 경우에는 입금표 관리가 중요하다.

따라서 오너는 입금표에 순번을 매겨 관리를 하고 수금자가 반드시 대금 수취시 사인을 하게 하여 수취,보관을 하도록 한다. 또한 입금표와 세금계산서를 상호 대조해서 이상이 없는지 주기적으로 확인을 한다.

 

[지출결의서]

 

지출결의서는 업무간소화를 위하여 전표를 발행하지 않고 지출에 관한 내용 및 증빙서류만을 보관하기 위해서 작성하는 것이다.

매출대금 회수 및 금액이 큰 중요지출에 대해서는 사장 또는 업무총괄자가 집행 및 관리하고, 사무실의 일반경비 지출에 대해서 경리담당자가 관리하는 것이 실무상 일반적인데, 경리담당자가 관리자에게 결재를 받기 위해서 지출결의서를 작성하고 각종 경비지출 후 그 뒷면에 영수증 등을 첨부해서 보관한다.